4 błędy przy rozliczaniu grantów, które kosztują najwięcej

Większość urzędów sprawdza tzw. okres kwalifikowalności wydatków. Jeśli Twój projekt kończy się 30 września, to przelew wykonany 1 października może zostać odrzucony. Nawet jeśli faktura została wystawiona tydzień wcześniej. W leadcraftway widzieliśmy 8 takich przypadków w samym ostatnim kwartale. Koordynatorzy często zapominają, że banki mają swoje godziny sesji i przelew wysłany wieczorem wyjdzie dopiero rano następnego dnia.

Warto ustawić sobie wewnętrzny termin płatności na 3 dni przed końcem etapu. To daje zapas na wypadek błędu w systemie bankowym lub choroby osoby, która ma klucz do przelewów. Pamiętaj, że zwrot środków z odsetkami to najgorszy scenariusz dla małej fundacji, która dysponuje budżetem rzędu 45 000 złotych rocznie. Liczymy każdą złotówkę, więc takie pomyłki po prostu bolą.

Sama faktura za 'usługę doradczą' to dla kontrolera za mało. Musisz mieć tzw. produkty projektu. Jeśli płacisz specjaliście 3 200 złotych za raport, to ten raport musi fizycznie istnieć w segregatorze. Spotkaliśmy się z sytuacją, gdzie fundacja nie miała list obecności z warsztatów dla 12 osób. Urząd uznał, że szkolenie się nie odbyło i kazał oddać pieniądze za wynajem sali i catering.

Zbieraj wszystko: zdjęcia z wydarzeń, zrzuty ekranu z postów na Facebooku, maile z potwierdzeniem odbioru prac. Nasza prezes, Karolina Woźniak, zawsze powtarza: puste tabelki zamiast chaosu to podstawa, ale te tabelki muszą mieć pokrycie w rzeczywistych papierach. Bez lania wody o misji – jeśli nie masz podpisu uczestnika, nie masz wydatku.

Prawidłowy opis faktury powinien zawierać numer umowy, nazwę zadania i kwotę, jaką pokrywasz z dotacji. Często zdarza się, że jedna faktura jest płacona z dwóch różnych źródeł. Jeśli na dokumencie za 1 500 złotych nie rozpiszesz dokładnie, że 650 złotych idzie z grantu miejskiego, a reszta z wkładu własnego, kontroler może zakwestionować całość. To jeden z tych nudnych błędów, które zajmują najwięcej czasu przy poprawkach.

W leadcraftway zalecamy używanie gotowych pieczątek z szablonem opisu. To oszczędza około 4 godzin pracy przy rozliczaniu średniego projektu. Widzieliśmy już koordynatorów, którzy ręcznie opisywali 83 faktury w ostatnią noc przed terminem złożenia sprawozdania. Margines błędu przy takim zmęczeniu jest ogromny, a poprawianie sprawozdania po wezwaniu z urzędu trwa zazwyczaj 2 dni robocze.

Większość umów pozwala na przesunięcia między pozycjami budżetowymi do 10% lub 15%. Jeśli jednak wydasz na materiały biurowe o 450 złotych więcej niż planowałeś, a limit wynosił 300 złotych, musisz pisać aneks do umowy. Ignorowanie tych limitów to prosta droga do niezakwalifikowania wydatku. Pieniądze muszą pracować na cel, ale tylko w ramach ustalonych wcześniej widełek.

Najlepiej raz w miesiącu robić szybki przegląd w Excelu. Wpisujesz faktyczne wydatki i porównujesz z planem. Jeśli widzisz, że wynajem nagłośnienia kosztował 1 200 złotych zamiast planowanych 900 złotych, od razu szukaj oszczędności w innej pozycji. Proste tabelki zamiast chaosu pozwalają wyłapać takie różnice, zanim staną się problemem przy raporcie końcowym.