Audyt i planowanie finansowe
Jak wyłapujemy zbędne wydatki w NGO
Wiele organizacji w Poznaniu działa od pierwszego do pierwszego, nie wiedząc dokładnie, ile wydają na media czy wynajem lokalu przy al. Niepodległości. W leadcraftway zaczynamy od prostego sprawdzenia wyciągów bankowych z ostatnich 8 miesięcy. Karolina Woźniak często powtarza, że pieniądze muszą pracować na cel fundacji, a nie znikać w chaosie nieopłaconych subskrypcji. Zauważyliśmy, że średnio 14% budżetu w małych stowarzyszeniach ucieka na opłaty za usługi, o których nikt już nie pamięta albo które dawno przestały być potrzebne.
Przegląd faktur i umów
Sprawdzamy każdą fakturę i umowę zlecenie, którą podpisałeś w ciągu ostatnich 11 miesięcy. Nie szukamy błędów, żeby kogoś wytykać palcami, ale po to, by znaleźć oszczędności w kosztach administracyjnych. W jednym z projektów dla fundacji edukacyjnej udało się namierzyć 2 450 zł miesięcznie, które można było natychmiast przesunąć na zajęcia dla dzieci. Taki audyt zajmuje nam zazwyczaj 19 dni roboczych. Po tym czasie dostajesz od nas czystą tabelkę w Excelu z jasnym podziałem na koszty stałe i zmienne, bez lania wody o teorii finansów.
Planowanie budżetu na 52 tygodnie
Przygotowujemy plan, który bierze pod uwagę fakt, że w grudniu wpływy z darowizn są zazwyczaj wyższe, a w lipcu biuro świeci pustkami. Liczymy każdą złotówkę, rozpisując wydatki na kolejne 12 miesięcy. Dzięki temu w marcu nie będziesz się zastanawiać, czy starczy na pensje dla 3 pracowników, bo ta kwota będzie już zabezpieczona w planie finansowym. Korzystamy z prostych narzędzi, które każda osoba z Twojego zarządu zrozumie w 10 minut bez czytania grubych instrukcji. Bywa, że nie jesteśmy najtańsi na rynku, ale nasze wyliczenia po prostu się sprawdzają w praktyce.
Konkretne korzyści z porządku w dokumentach
- Organizacje z ułożonym planem o 23% częściej otrzymują dotacje miejskie, bo ich kosztorysy są wiarygodne dla urzędników.
- Wynajem biura, który kosztuje np. 1 850 zł, zostaje precyzyjnie rozliczony w projektach, co buduje zaufanie darczyńców.
- W październiku 2024 roku pomogliśmy jednej fundacji zamknąć rok z nadwyżką 4 120 zł, którą przeznaczyli na wkład własny do nowego grantu.
- Szybka reakcja: jeśli koszty prądu wzrosną o 11%, w ciągu 3 dni roboczych aktualizujemy Twoją tabelkę budżetową.
Zasady naszej współpracy
Nie zostawiamy Cię z samym wydrukiem i fakturą do zapłacenia. Nasz 4-osobowy zespół monitoruje wykonanie Twojego planu w każdym kwartale, żeby uniknąć dziury budżetowej na koniec roku. Na każde pytanie dotyczące budżetu odpowiadamy w ciągu 5 godzin w dni robocze. Szczerze mówiąc, powiemy Ci wprost, jeśli dany wydatek jest bez sensu i tylko obciąża konto fundacji. Pieniądze muszą pracować na cel, a my pilnujemy, żeby tak właśnie było w leadcraftway.