Czy 3 stałych darczyńców wystarczy, żeby przetrwać zimę?

W październiku 2023 roku usiedliśmy z jedną z lokalnych organizacji, aby policzyć ich szanse na przetrwanie do wiosny. Mieli na koncie dokładnie 1432 złote i trzech wiernych darczyńców, którzy od 2 lat regularnie wpłacali łącznie 180 złotych miesięcznie. Przy czynszu za mały pokój biurowy wynoszącym 1150 złotych oraz rachunkach za prąd rzędu 214 złotych, brakowało im pieniędzy już na starcie każdego miesiąca. To nie była sytuacja kryzysowa — to był standardowy stan zawieszenia, w którym tkwi blisko 43% małych stowarzyszeń w naszym regionie.

Problem polega na tym, że tacy darczyńcy są traktowani jak pewnik, a nimi nie są. Wystarczy, że jedna osoba straci kartę płatniczą lub zmieni priorytety domowego budżetu, a fundacja traci 33% swojego stałego dochodu. W przypadku tej konkretnej organizacji, odejście jednego darczyńcy w listopadzie spowodowało, że musieli pożyczyć 400 złotych od prezesa, żeby nie odcięto im internetu. Takie łatanie dziur to nie jest zarządzanie, to jest gaszenie pożaru mokrą ścierką, które na dłuższą metę wykańcza psychicznie cały zespół.

Dla małego NGO najgorszym momentem jest 15. dzień miesiąca, kiedy trzeba opłacić składki ZUS za jedynego pracownika na pół etatu. W analizowanym przez nas przypadku, kwota 742 złotych była co miesiąc wyzwaniem, bo większość grantów miejskich przychodzi z opóźnieniem. Fundacja czekała na przelew z Urzędu Miasta od 14 marca, a pieniądze pojawiły się dopiero 22 maja. Przez te 69 dni organizacja była technicznie niewypłacalna, mimo że na papierze miała obiecane 12 000 złotych na realizację projektu.

Dywersyfikacja, o której tyle się mówi, w praktyce oznacza posiadanie przynajmniej 19 stałych darczyńców. Dlaczego akurat tylu? Przy średniej wpłacie 43 złote, taka grupa generuje około 817 złotych miesięcznie. To kwota, która w małych warunkach pokrywa stałe opłaty administracyjne, niezależnie od tego, czy grant wpłynie w terminie, czy za trzy miesiące. Budowanie takiej bazy zajęło naszej zaprzyjaźnionej fundacji dokładnie 7 miesięcy, ale dzięki temu w styczniu 2024 roku po raz pierwszy nie musieli prosić o prywatne pożyczki na opłacenie księgowej.

Bezpieczna rezerwa finansowa dla organizacji zatrudniającej 2 osoby to minimum 8 400 złotych. Wyliczyliśmy to na podstawie średnich kosztów stałych z ostatnich 11 miesięcy działalności leadcraftway. Taka kwota pozwala przetrwać kwartał bez ani jednego złotego z zewnątrz. Większość zarządów fundacji boi się odkładać pieniądze, myśląc, że darczyńcy chcą, by każda złotówka szła natychmiast na cele statutowe. To błąd. Darczyńca, który wpłaca 50 złotych, chce przede wszystkim, żeby fundacja istniała za rok, a bez rezerwy jest to mało prawdopodobne.

Zaczęliśmy od prostego mechanizmu: 7% z każdej darowizny ogólnej trafiało na osobne subkonto techniczne. Przez pierwsze 4 miesiące uzbierało się tam zaledwie 912 złotych, co wydawało się śmieszną kwotą. Jednak w sierpniu, gdy zepsuł się jedyny firmowy laptop kupiony w 2019 roku, te pieniądze uratowały ciągłość pracy biura. Naprawa kosztowała 480 złotych i została opłacona w 15 minut, bez zwoływania nadzwyczajnego zebrania zarządu i zastanawiania się, komu nie zapłacić czynszu w tym miesiącu.

W leadcraftway nie wierzymy w drogie systemy księgowe dla podmiotów, które obracają kwotami rzędu 50-80 tysięcy złotych rocznie. Wystarczy jeden arkusz w Excelu, który ma 4 kolumny: Co, Ile, Kiedy i Priorytet. Wpisywanie tam każdego wydatku powyżej 10 złotych zajmuje 3 minuty dziennie, ale daje pełny obraz tego, gdzie uciekają pieniądze. W jednej z organizacji z Poznania odkryliśmy w ten sposób, że wydają 127 złotych miesięcznie na subskrypcje narzędzi, z których nikt nie korzystał od września poprzedniego roku.

Te 127 złotych to prawie trzy pełne wpłaty od stałych darczyńców. Wyczyszczenie takich zbędnych kosztów pozwoliło im na opłacenie reklamy na Facebooku, która w ciągu 14 dni przyciągnęła 5 nowych osób deklarujących regularne wsparcie. To pokazuje, że często pieniądze na rozwój już są w organizacji, tylko leżą ukryte w niepotrzebnych fakturach za telefon, zbyt drogi hosting czy nadmiarowe materiały biurowe kupowane 'na zapas', które później kurzą się w szafie przez 8 miesięcy.

Ludzie nie boją się dawać pieniędzy na administrację, jeśli wiedzą, ile ona dokładnie kosztuje. Wysłaliśmy do bazy 142 darczyńców prosty raport: 'Twoje 30 złotych pokrywa 15 minut pracy naszej księgowej, która pilnuje, żebyśmy rozliczyli grant na czas'. Efekt był zaskakujący. 12 osób zwiększyło swoją miesięczną wpłatę o średnio 14 złotych. Okazało się, że darczyńcy doceniają szczerość bardziej niż pompatyczne hasła o zmienianiu świata. Chcą mieć pewność, że ich pieniądze nie zostaną zmarnowane przez bałagan w papierach.

W grudniu 2024 roku planujemy wprowadzenie publicznego licznika kosztów stałych na stronie jednej z naszych fundacji partnerskich. To odważny krok, bo pokazuje czarno na białym, że prąd kosztuje, a czynsz trzeba płacić nawet w święta. Jednak z naszych doświadczeń wynika, że taka szczerość buduje zaufanie silniejsze niż jakiekolwiek nagrody czy certyfikaty. Pieniądze muszą pracować na cel, ale żeby cel mógł być realizowany, biuro musi mieć opłacone rachunki. To czysta pragmatyka, której uczymy każdego dnia.