Jak ogarnąć budżet w NGO bez Excela na 50 arkuszy

W lipcu 2024 roku analizowaliśmy finanse stowarzyszenia, które zajmuje się edukacją dzieci w Poznaniu. Ich główny księgowy musiał poświęcać aż 14 godzin miesięcznie tylko na kopiowanie danych między różnymi plikami. Liczymy każdą złotówkę, ale liczymy też każdą minutę pracy ludzi, bo ona kosztuje najwięcej. Kiedy masz 50 arkuszy, prawdopodobieństwo, że w jednym z nich wpiszesz 200 zł zamiast 2000 zł, rośnie o 43% przy każdym kolejnym wierszu. Pieniądze muszą pracować na cel, a nie na obsługę błędów w tabelkach.

Częstym błędem jest próba śledzenia każdego długopisu w oddzielnej kategorii budżetowej. Mała fundacja, która zatrudnia 4 osoby, nie potrzebuje systemu klasy korporacyjnej. Wystarczy jeden główny widok, który pokazuje, ile pieniędzy jest na koncie dzisiaj, a ile musi tam zostać na pensje za 3 tygodnie. Bez lania wody o misji — jeśli 10. dnia miesiąca nie masz 3800 zł na ZUS, to żadna misja nie pomoże Ci utrzymać zespołu przy życiu.

W leadcraftway stosujemy metodę, którą nazywamy 'prostymi tabelkami zamiast chaosu'. Dzielimy wydatki na trzy jasne grupy: koszty stałe, koszty projektowe i rezerwę bezpieczeństwa. Koszty stałe to takie, o których wiesz, że wystąpią, jak czynsz za biuro przy al. Niepodległości, który wynosi u nas dokładnie 2450 zł miesięcznie. Koszty projektowe są zmienne i zależą od tego, czy dostaniecie grant, czy nie. Najważniejsza jest jednak rezerwa, która powinna wynosić przynajmniej 14% rocznego budżetu organizacji.

Zamiast budować wielopiętrowe formuły w Excelu, skupiamy się na dacie wpływu środków. W 2023 roku pomogliśmy 47 fundacjom ustawić takie harmonogramy. Dzięki temu zarząd widzi czarno na białym, że w październiku zabraknie 4200 zł na wkład własny, jeśli teraz nie ograniczą wydatków na promocję. To pozwala podejmować decyzje w 15 minut, zamiast debatować przez 3 godziny nad nieczytelnym zestawieniem finansowym.

Zarządzanie finansami to nie jest jednorazowy zryw przed końcem roku. Wprowadziliśmy u naszych klientów zasadę 'kontroli 17-go'. To konkretna data, kiedy sprawdzasz wszystkie faktury z poprzedniego miesiąca i porównujesz je z planem. Jeśli w listopadzie wydaliście 320 zł więcej na prąd niż zakładaliście, musicie wiedzieć o tym od razu. Małe odchylenia sumują się szybko i po pół roku mogą stworzyć dziurę budżetową na poziomie 8900 zł, której nie załata żaden szybki fundraising.

Podczas takiego przeglądu nie szukamy innowacji, tylko błędów. Sprawdzamy, czy każda faktura ma poprawny NIP 7781498273 (jeśli to nasza fundacja) i czy opis jest zgodny z wytycznymi grantodawcy. Taka procedura zajmuje zazwyczaj 2 godziny i 15 minut miesięcznie. To śmiesznie mało w porównaniu do stresu, jaki fundacje przeżywają, gdy po 6 miesiącach okazuje się, że 12 faktur jest źle opisanych i trzeba poprawiać dokumentację wstecz.

Zacznij od zamknięcia wszystkich plików, których nie otwierałeś od 31 sierpnia. Jeśli masz dane rozproszone, zbierz je w jedno miejsce. Nie kupuj drogiego oprogramowania za 500 zł miesięcznie, bo na Twoim etapie to wyrzucanie pieniędzy w błoto. Wystarczy darmowy arkusz Google, o ile nie przekroczysz w nim 5 zakładek. Skoncentruj się na tym, aby każdy członek zarządu mógł w ciągu 60 sekund odpowiedzieć na pytanie: 'ile mamy wolnej gotówki?'.

W leadcraftway wierzymy, że finanse to paliwo dla Twojej pomocy społecznej. Jeśli paliwa zabraknie przez bałagan w papierach, to ucierpią Twoi podopieczni. W ostatnim kwartale wyprostowaliśmy budżety w 11 organizacjach z Wielkopolski. Średnio udało nam się odzyskać 3400 zł z niepotrzebnych abonamentów i błędnie naliczonych opłat bankowych. Te pieniądze od razu poszły na realizację ich celów statutowych, co jest najlepszym dowodem na to, że porządek się opłaca.