W marcu 2024 roku stowarzyszenie miało na biurku 43 faktury kosztowe, które trzeba było ręcznie opisać i wprowadzić do systemu rozliczeń grantowych. Proces ten trwał średnio 24 godziny w miesiącu, co przy trzyosobowym zespole biurowym było ogromnym obciążeniem. Dodatkowo, w lutowym raporcie do urzędu miasta znaleziono 3 pomyłki w kwotach netto, co zmusiło fundację do złożenia korekty i opóźniło wypłatę kolejnej transzy środków o 9 dni roboczych. Panował chaos, a pracownicy bali się każdego zamknięcia miesiąca.

Zaczęliśmy od prześledzenia drogi jednej faktury od momentu odebrania maila do zaksięgowania. Okazało się, że dokument przechodzi przez 4 osoby, co nie miało sensu. Karolina Woźniak z leadcraftway zaproponowała proste tabelki zamiast chaosu i rezygnację z papierowych obiegówek. Postawiliśmy na narzędzia, które zespół już znał, ale uzupełniliśmy je o automatyczny czytnik danych za 49 złotych miesięcznie. Szczerze mówiąc, na początku zespół był sceptyczny, bo bali się, że nowa technologia tylko dołoży im pracy.

Wdrożyliśmy centralną skrzynkę e-mail do faktur oraz jeden wspólny folder w chmurze. Teraz każdy dokument od 12 głównych dostawców (media, wynajem sali, catering) trafia tam automatycznie. System rozpoznaje kwoty i terminy płatności, a następnie sam wpisuje je do rejestru. Przygotowaliśmy też krótką instrukcję opisywania kosztów w 4 punktach, aby wolontariusze nie musieli dopytywać o każdy szczegół. Bez lania wody o misji — skupiliśmy się na tym, żeby faktura była zaksięgowana w 2 minuty, a nie w 15.

Fundacja odzyskała czas i spokój przy rozliczeniach grantów. Proces stał się odporny na błędy ludzkie, a koszty obsługi spadły do minimum.